ファイル材料の収集管理

　　ファイル材料の収集管理

　　1 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部門はいずれも専門（兼）職文書者を指定し、本部門の文書資料の管理を担当し、比較的安定している。人員の変動は直ちにファイル室に通知しなければならない。

2当社がコピーして発行した公文書（定稿と2部印刷した正件と添付ファイル、承認申請、転送ファイルは転送された原本を含む）はすべて事務室が統一的に収集管理する。

3つの仕事はいくつかの部門が参加して処理し、仕事の活動の中で形成された書類の材料は、主催部門が回収します。会議文書は会議主催部門が収集してボリュームに戻す。

1.会社の従業員が外出して学習、考察、調査研究、上級機関が開催した会議などの公務活動に参加した関係者が出張旅費を報告する場合、会議の主要文書資料をファイル室にファイリング手続きを行い、ファイル室が署名して認可した後、財務部門は出張旅費を報告しなければならない。

2.当社は会議を開き、会議主催部門が専任者を指定して会議資料、音響ファイルなどをファイル室にファイリング手続きを行い、ファイル室が署名して承認した後、財務部門は会議費用を報告した。

4部門別専門職文書的职责:

1.本部門の業務を理解し、本部門の文書材料のアーカイブ範囲を把握し、本部門の文書材料を収集管理する。

2.平時のファイリング制度を真剣に実行し、当部門が引き受けた書類資料を適時に収集して巻き戻し、毎年3月までにファイリング書類資料をファイリングして、そして書類室に引継ぎ署名手続きをしなければならない。

3.担当者が書類資料を借用する場合、積極的に利用を提供し、サービスをしっかりと行い、臨時借用書類資料の登録手続きを行うべきである。